Locatie: Refter Kleuters
Aanwezig
Veerle Govaerts (directie Lager), Ann Eeman (directie Kleuter)
Ben Van Tichelen, Sophie Laermans, Giles Snelders, Yannick Francken, Kelly Bleys, Uschi Breidenich, Kathy Debackere, Gunnar De Roeck, Sabrina Gysbrechts, Caroline Gommeren, Jan Mous, Mike Suetens, Veronique Weyts, Sonja Vorsselmans, Delphine Moerkerke
Verontschuldigd
Michael Vereecken, Sofie Reenaers
Agenda
- Goedkeuring vorig verslag
- Kernleden 2018-2019
- Financiën
- Evaluatie recepties, eerste schooldag, infoavonden
- OC vergaderingen plannen 2018-2019
- OC activiteiten plannen 2018-2019
- Hoe Helpende Handen aantrekken ?
- Sparen oude GSM's voor nieuwe laptop
- Kiwi actie: voor nieuwe ballen http://www.fruiteenlekkerebuit.be/ballenactie
- Praktische planning - 04/10/18 Infoavond Hoogsensitiviteit
- Praktische planning - 19/10/18 Friet & stoofvleesavond
- Praktische planning - 24/11/18 Ouderfuif (17/11/18 = foute datum)
- Varia
- "Systeem OLT RIvierenhof" kokertjes voor troeven volgende vergadering
- Speelplaats "plezieriger" maken
VERSLAG
1. Goedkeuring vorig verslag
Vorig verslag wordt goedgekeurd
2. Kernleden 2018-2019
- 3 extra leden worden toegevoegd aan de lijst
- met 2 niet aanwezige leden (2017-2018) wordt contact opgenomen met de vraag of zij nog actief willen worden betrokken (actie Ben)
- Nieuwe whatsapp groep (2018-2019) wordt aangemaakt (actie Ben)
3. Financiën
Kathy verklaart:
In 2017-2018 is er meer uitgegeven, maar ook meer binnengebracht dan vorig schooljaar. Dit is positief omdat er "beweging" is. Echter, staat er een aanzienlijk bedrag op de rekening van het OC, waar we een bestemming voor zouden moeten uitwerken.
Actie iedereen --> graag ideeën op volgende vergadering
Actie Veerle --> Vraag om ideeën toevoegen aan mailer school
Aankoop muziekinstallatie is zeer belangrijk --> actie Mike & Gunnar
4.a. Evaluatie recepties einde schooljaar 2017-2018
Het OC heeft complimenten gekregen van de directie.
De hapjes waren uitzonderlijk goed.
4.b. Evaluatie eerste schooldag
De ontvangst van ouders/kinderen tijdens de eerste schooldag met koffie, thee, gebak en fruitsap werd zeer postief onthaald door directie, ouders en kinderen. We hebben zeker de intentie om dit volgend jaar te herhalen, doch grondig voorbereid.
Mogelijke verbeteringen voor volgend jaar:
- meer HHs, zodat we meerdere locaties kunnen opzetten
- duidelijk "team" tonen met bijvoorbeeld T-shirts, in combinatie met flyers --> actie Gunnar (T-shirts)
- directie kan communiceren bij inschrijvingen dat wij daar aanwezig zullen zijn.
4.c. Infoavonden
Ben is zichzelf en het OC tijdens de infoavonden gaan voorstellen in elke klas.
Het idee werd naar voren geschoven om volgend jaar misschien de ouders ook te ontvangen met een hapje/drankje --> kan later verder uitgewerkt/besproken worden
5. Planning volgende OC vergaderingen 2018-2019
Do 08/11/2018, 20h00
Ma 10/12/2018, 20h00
Ma 21/01/2019, 20h00
Do 14/03/2019,20h00
Di 23/04/2019, 20h00
Do 13/06/2019, 20h00
6. Planning volgende activiteiten van OC, of waar OC bij betrokken is 2018-2019
19/10/2018 - Friet & stoofvlees
24/11/2018 - Ouderfuif
05/12/2018 - Sint
20/12/2018 - Jingle Bells
07/01/2019 - Worstenbroden (verloren maandag)
27/02/2019 - Carnaval Kleuter
01/03/2019 - Carnaval Lager
DATUM ? - Quiz --> actie Veronique = volgende vergadering datum voorstellen
18/05/2019 - Schoolfeest
25/06/2018 - Receptie Lager
26/06/2018 - Receptie Kleuter
7. Hoe helpende Handen aantrekken
Doel is dat we streven naar een "team" --> T-shirts
Probleem dat schema HHs niet correct wordt opgevolgd zouden we moeten oplossen
We kunnen OC "levend" houden op social media. We kiezen er voorlopig voor om geen facebookgroep op te zetten omdat deze ook moet onderhouden worden, waar we niet voldoende kennis/capaciteit voor hebben. We behouden onze OC-website, en delen de links naar de verslagen via Juf Marij (beheerder facebookgroep van de school). Op onze website laten we geen commentaar toe op de berichten.
Veerle Govaerts stelt zich ook vragen over de "algemene communicatie" op social media, en gaat dit overleggen met de "dienst communicatie" van de gemeente. -> actie Veerle: licht ons op later tijdstip hierover in
8. Sparen oude GSM's voor nieuwe laptop
Sophie stelt de actie goodplanet.be voor, waarbij via de inzameling van oude GSM's nieuwe (refurbished) laptops kan opleveren voor de school.
Sophie stelt zich kandidaat om dit verder op te volgen en/of uit te werken
Actie Sophie --> standaard" brief met voorstelling actie aan directie bezorgen
9. Kiwi actie
http://www.fruiteenlekkerebuit.be/ballenactie
Sophie stelt de "kiwi-actie" voor, waarbij het inzamelen van kiwi-stickers (merk Zespri) nieuwe ballen kan opleveren voor de school.
Sophie stelt zich kandidaat om dit verder op te volgen en/of uit te werken
10. Praktische planning - 04/10/18 Infoavond Hoogsensitiviteit
1. Goedkeuring vorig verslag
Vorig verslag wordt goedgekeurd
2. Kernleden 2018-2019
- 3 extra leden worden toegevoegd aan de lijst
- met 2 niet aanwezige leden (2017-2018) wordt contact opgenomen met de vraag of zij nog actief willen worden betrokken (actie Ben)
- Nieuwe whatsapp groep (2018-2019) wordt aangemaakt (actie Ben)
3. Financiën
Kathy verklaart:
In 2017-2018 is er meer uitgegeven, maar ook meer binnengebracht dan vorig schooljaar. Dit is positief omdat er "beweging" is. Echter, staat er een aanzienlijk bedrag op de rekening van het OC, waar we een bestemming voor zouden moeten uitwerken.
Actie iedereen --> graag ideeën op volgende vergadering
Actie Veerle --> Vraag om ideeën toevoegen aan mailer school
Aankoop muziekinstallatie is zeer belangrijk --> actie Mike & Gunnar
4.a. Evaluatie recepties einde schooljaar 2017-2018
Het OC heeft complimenten gekregen van de directie.
De hapjes waren uitzonderlijk goed.
4.b. Evaluatie eerste schooldag
De ontvangst van ouders/kinderen tijdens de eerste schooldag met koffie, thee, gebak en fruitsap werd zeer postief onthaald door directie, ouders en kinderen. We hebben zeker de intentie om dit volgend jaar te herhalen, doch grondig voorbereid.
Mogelijke verbeteringen voor volgend jaar:
- meer HHs, zodat we meerdere locaties kunnen opzetten
- duidelijk "team" tonen met bijvoorbeeld T-shirts, in combinatie met flyers --> actie Gunnar (T-shirts)
- directie kan communiceren bij inschrijvingen dat wij daar aanwezig zullen zijn.
4.c. Infoavonden
Ben is zichzelf en het OC tijdens de infoavonden gaan voorstellen in elke klas.
Het idee werd naar voren geschoven om volgend jaar misschien de ouders ook te ontvangen met een hapje/drankje --> kan later verder uitgewerkt/besproken worden
5. Planning volgende OC vergaderingen 2018-2019
Do 08/11/2018, 20h00
Ma 10/12/2018, 20h00
Ma 21/01/2019, 20h00
Do 14/03/2019,20h00
Di 23/04/2019, 20h00
Do 13/06/2019, 20h00
6. Planning volgende activiteiten van OC, of waar OC bij betrokken is 2018-2019
19/10/2018 - Friet & stoofvlees
24/11/2018 - Ouderfuif
05/12/2018 - Sint
20/12/2018 - Jingle Bells
07/01/2019 - Worstenbroden (verloren maandag)
27/02/2019 - Carnaval Kleuter
01/03/2019 - Carnaval Lager
DATUM ? - Quiz --> actie Veronique = volgende vergadering datum voorstellen
18/05/2019 - Schoolfeest
25/06/2018 - Receptie Lager
26/06/2018 - Receptie Kleuter
7. Hoe helpende Handen aantrekken
Doel is dat we streven naar een "team" --> T-shirts
Probleem dat schema HHs niet correct wordt opgevolgd zouden we moeten oplossen
We kunnen OC "levend" houden op social media. We kiezen er voorlopig voor om geen facebookgroep op te zetten omdat deze ook moet onderhouden worden, waar we niet voldoende kennis/capaciteit voor hebben. We behouden onze OC-website, en delen de links naar de verslagen via Juf Marij (beheerder facebookgroep van de school). Op onze website laten we geen commentaar toe op de berichten.
Veerle Govaerts stelt zich ook vragen over de "algemene communicatie" op social media, en gaat dit overleggen met de "dienst communicatie" van de gemeente. -> actie Veerle: licht ons op later tijdstip hierover in
8. Sparen oude GSM's voor nieuwe laptop
Sophie stelt de actie goodplanet.be voor, waarbij via de inzameling van oude GSM's nieuwe (refurbished) laptops kan opleveren voor de school.
Sophie stelt zich kandidaat om dit verder op te volgen en/of uit te werken
Actie Sophie --> standaard" brief met voorstelling actie aan directie bezorgen
9. Kiwi actie
http://www.fruiteenlekkerebuit.be/ballenactie
Sophie stelt de "kiwi-actie" voor, waarbij het inzamelen van kiwi-stickers (merk Zespri) nieuwe ballen kan opleveren voor de school.
Sophie stelt zich kandidaat om dit verder op te volgen en/of uit te werken
10. Praktische planning - 04/10/18 Infoavond Hoogsensitiviteit
- Betreft een info-avond van 1 uur, met gastvrouw Hilde Carpentier
- OC voorziet een cadeau voor de gastvrouw --> actie Uschi
- OC voorziet een drankje --> actie Uschi
- Veerle Govaerts neemt contact op met de gastvrouw, om via nieuwsbrief en strookjes de ouders te informeren --> actie Veerle, in samenwerking met Ann
- Opgegeven HHs: Sophie Laermans, Veronique Weyts, Kelly Bleys, Uschi Breidenich - Vermits er genoeg HHs zijn, gaan we geen extra hulp vragen via de mailinglijst
11. Praktische planning - 19/10/18 Friet & stoofvleesavond
- Capaciteit beperken ?
Er wordt uitgebreid gedebatteerd over mogelijkheden om de capaciteit uit te breiden (tenten, meerdere locaties,...), alsook over eventuele beperking van aantal deelnemers.
We beslissen om de inschrijvingsprocedure anders te laten verlopen, waardoor we meer tijd krijgen om zaken voor te bereiden.
- Inschrijvingen:
Na een uitgebreid debat, zijn we tot de conclusie gekomen dat we inschrijvingen enkel via strookjes (op papier) uitvoeren.
We bepalen een duidelijke deadline, ruim op voorhand, vanaf wanneer er geen inschrijvingen meer worden toegelaten. Dit jaar zijn we hierop zeer strikt ! Dit laat ons toe om oplossingen te zoeken bij een eventuele overbezetting.
Volgende personen volgen de inschrijvingen op: Uschi, Jan, Delphine
- Datum:
12/10/18 wordt geschrapt, vanwege onbeschikbaarheid van de refter vanwege de verkiezingen
Nieuwe datum 19/10/2018 wordt bevestigd ! (later wordt dit ook effectief bevestigd door frietkraam)
- Prijs:
Vorig jaar kregen we de feedback dat de prijs voor een kind (9 euro) vrij hoog is in vergelijking met een volwassene (12 euro). We beslissen dat dit alsnog hetzelfde blijft !
- Porties:
Vorig jaar kregen we de feedback dat de kinderen enkel een snack kunnen kiezen, en dat sommigen ook stoofvlees willen eten --> actie Jan: vragen aan frietkraam of de snack-portie ook kan vervangen worden door een soort kinderportie stoofvlees.
- Drank:
Vorig jaar werd beslist dat kleine flesjes te duur en niet nodig zijn. Dus we bestellen enkel grote flessen drank bij de brouwer
Actie Mike --> zorgen dat bier Oude Caert aanwezig is
Actie Jan --> Brouwer bestellen
Actie Ben --> Wijn via Mon-Vin regelen (niet kunnen behandelen op vergadering wegens tijdgebrek)
- HHs:
Afwas om 17h was vorig jaar te vroeg
3 shiften voor kassa voorzien
We gaan eet-shiften niet meer per half uur indelen, maar enkel per uur.
Ben regelt HHs
- VERDERE UITWERKING
Jan en Ben spreken op korte termijn af om details te overlopen.
Daarna brengen we iedereen op de hoogte over deadlines (bruine enveloppen), HHs, shiften, inschrijvingsstroken,...
12. Praktische planning - 24/11/18 Ouderfuif (17/11/18 = foute datum)
DJ is geregeld
Er zijn geen (grote) zalen meer beschikbaar in de omgeving.
We hebben een kleinere zaal "d'ouwe kerk" vastgelegd met een capaciteit van 80 personen.
We verwachten doordat er meer volk in een kleinere zaal wordt samengebracht de sfeer nog beter zal zijn dan de vorige edities.
Verdere uitwerking op volgende vergadering.
Actie Ben --> iemand zoeken voor affiche/flyers
Actie iedereen --> reclame maken
13. Varia
- Het schoolblad van de directie verdwijnt, en wordt vervangen door een mailer (via informat)
- de bordjes "autoluwe schooldag" die op de juiste momenten rondom de school worden opgehangen, worden opgehangen door Jan Mous en zijn vrouw Sophie.
- Veerle Govaerts neemt contact op met de gastvrouw, om via nieuwsbrief en strookjes de ouders te informeren --> actie Veerle, in samenwerking met Ann
- Opgegeven HHs: Sophie Laermans, Veronique Weyts, Kelly Bleys, Uschi Breidenich - Vermits er genoeg HHs zijn, gaan we geen extra hulp vragen via de mailinglijst
11. Praktische planning - 19/10/18 Friet & stoofvleesavond
- Capaciteit beperken ?
Er wordt uitgebreid gedebatteerd over mogelijkheden om de capaciteit uit te breiden (tenten, meerdere locaties,...), alsook over eventuele beperking van aantal deelnemers.
We beslissen om de inschrijvingsprocedure anders te laten verlopen, waardoor we meer tijd krijgen om zaken voor te bereiden.
- Inschrijvingen:
Na een uitgebreid debat, zijn we tot de conclusie gekomen dat we inschrijvingen enkel via strookjes (op papier) uitvoeren.
We bepalen een duidelijke deadline, ruim op voorhand, vanaf wanneer er geen inschrijvingen meer worden toegelaten. Dit jaar zijn we hierop zeer strikt ! Dit laat ons toe om oplossingen te zoeken bij een eventuele overbezetting.
Volgende personen volgen de inschrijvingen op: Uschi, Jan, Delphine
- Datum:
12/10/18 wordt geschrapt, vanwege onbeschikbaarheid van de refter vanwege de verkiezingen
Nieuwe datum 19/10/2018 wordt bevestigd ! (later wordt dit ook effectief bevestigd door frietkraam)
- Prijs:
Vorig jaar kregen we de feedback dat de prijs voor een kind (9 euro) vrij hoog is in vergelijking met een volwassene (12 euro). We beslissen dat dit alsnog hetzelfde blijft !
- Porties:
Vorig jaar kregen we de feedback dat de kinderen enkel een snack kunnen kiezen, en dat sommigen ook stoofvlees willen eten --> actie Jan: vragen aan frietkraam of de snack-portie ook kan vervangen worden door een soort kinderportie stoofvlees.
- Drank:
Vorig jaar werd beslist dat kleine flesjes te duur en niet nodig zijn. Dus we bestellen enkel grote flessen drank bij de brouwer
Actie Mike --> zorgen dat bier Oude Caert aanwezig is
Actie Jan --> Brouwer bestellen
Actie Ben --> Wijn via Mon-Vin regelen (niet kunnen behandelen op vergadering wegens tijdgebrek)
- HHs:
Afwas om 17h was vorig jaar te vroeg
3 shiften voor kassa voorzien
We gaan eet-shiften niet meer per half uur indelen, maar enkel per uur.
Ben regelt HHs
- VERDERE UITWERKING
Jan en Ben spreken op korte termijn af om details te overlopen.
Daarna brengen we iedereen op de hoogte over deadlines (bruine enveloppen), HHs, shiften, inschrijvingsstroken,...
12. Praktische planning - 24/11/18 Ouderfuif (17/11/18 = foute datum)
DJ is geregeld
Er zijn geen (grote) zalen meer beschikbaar in de omgeving.
We hebben een kleinere zaal "d'ouwe kerk" vastgelegd met een capaciteit van 80 personen.
We verwachten doordat er meer volk in een kleinere zaal wordt samengebracht de sfeer nog beter zal zijn dan de vorige edities.
Verdere uitwerking op volgende vergadering.
Actie Ben --> iemand zoeken voor affiche/flyers
Actie iedereen --> reclame maken
13. Varia
- Het schoolblad van de directie verdwijnt, en wordt vervangen door een mailer (via informat)
- de bordjes "autoluwe schooldag" die op de juiste momenten rondom de school worden opgehangen, worden opgehangen door Jan Mous en zijn vrouw Sophie.